KADA se obraćate uspešnim i veoma zauzetim osobama putem mejla, može biti izuzetno izazovno dobiti odgovor. Menadžeri, lideri i mentori svakodnevno primaju stotine poruka. Ukoliko vaš mejl ne privuče njihovu pažnju u prvi mah, velika je verovatnoća da će ostati nepročitani ili zaboravljeni.
Foto: Sergey Tolmachev / Alamy / Profimedia
Stručnjaci za poslovnu komunikaciju i izvršni koučevi koji savetuju menadžere iz kompanija kao što su Microsoft, Apple i NATO, upozoravaju da čak i najveći komunikatori često greše na kraju svojih mejlova, prema izveštaju CNBC Make It.
Mnogi koriste fraze poput:
„Javite mi vaše mišljenje.”
„Radujem se vašem odgovoru.”
„Slobodno me kontaktirajte kada vam odgovara.”
Iako su ovakve rečenice ljubazne, u poslovnom svetu se smatraju nepreciznima. One prebacuju odgovornost na zauzetog lidera, koji tada mora da razmišlja o tome šta pošiljalac traži, kada i zašto je to važno.
Na primer, kada pišete „javite mi vaše mišljenje“, šta to konkretno podrazumeva? Da li je reč o odobrenju budžeta, povratnoj informaciji ili zakazivanju sastanka? Što više informacija tražite od osoba sa nabijenim rasporedom, to je manja šansa da dobijete odgovor.
Umesto toga, stručnjaci preporučuju tri efikasne metode za završetak mejla koje olakšavaju sagovorniku da donese odluku:
1. Postavljanje „binarnog“ pitanja
Binarna pitanja su korisna jer smanjuju mogućnost predugog razmišljanja i nude dve jasne opcije. Lider može lako izabrati jedno od rešenja, bez dodatnog razmišljanja.
„Da li vam više odgovara sastanak u utorak ili sredu?”
„Da li više preferirate opciju A ili opciju B?”
„Želite li da nastavim sa projektom ili da ga obustavimo?”
2. Uvođenje roka (deadline)
Ovo transformiše neodređenu molbu u konkretan zahtev sa jasnim vremenom realizacije, čime se smanjuje rizik da će vaš mejl biti gurnut na dno prioritetne liste.
„Možete li mi dostaviti odgovor do četvrtka kako bih mogao započeti realizaciju?”
„Ako biste mogli reagovati do 15. u mesecu, to bi nam pomoglo da ispunimo kvote.”
„Odluku moram doneti do sutra. Hoćete li moći da pogledate ovaj materijal pre toga?”
3. Odgovor od samo jedne reči
Menadžeri obično skeniraju mejlove na telefonu dok su u pokretu, između sastanaka. Važno je omogućiti im da brzo odgovore.
„Jednostavno napišite ‘da’ i ja ću se pobrinuti za sve ostalo.”
„Samo mi odgovorite sa datumom koji vam odgovara, i ja ću poslati pozivnicu.”
„Ako se slažete sa predlogom, dovoljno je i ako pošaljete ‘thumbs up’ (👍).”
Jasna i direktna komunikacija ne samo da pokazuje samopouzdanje, već i olakšava pokretanje akcija. Kada pošiljalac preuzme odgovornost i olakša sagovorniku da odgovori, ostvaruje se veći fokus na produktivnost i rezultate, što doprinosi napredovanju u karijeri.
Izvor: www.novosti.rs
